“결재받으러 종이 들고 기다리던 시간이 이제는 클릭 한 번으로 끝납니다.”
인천광역시노인보호전문기관은 복지왕 그룹웨어를 도입한 이후 나타난 가장 큰 변화는 바로 ‘시간’의 재배치였습니다.
이 기관은 노인학대 신고 접수, 현장조사, 피해노인 사례관리, 인권교육, 캠페인 등 수많은 사회복지 행정업무를 수행하는 곳으로,
과중한 행정처리로 인해 돌봄업무에 집중하기 어려운 현실에 늘 아쉬움을 느껴왔습니다.
그러나 복지왕 그룹웨어 도입 이후 상황이 달라졌습니다.
출근체크부터 결재 처리, 문서관리까지 모든 행정 절차가 하나의 시스템 안에서 이루어지자, 업무의 흐름이 놀랍도록 매끄러워졌습니다.
특히 각 부서별로 작성해야 하는 보고서, 교육계획서, 출장결재 등 다양한 문서들이 전자결재로 전환되며,
문서 분실과 승인 누락 같은 불편이 사라졌습니다.
70세가 넘은 관장님이 직접 전자결재를 먼저 사용하며 솔선수범한 것도 변화의 중요한 계기였습니다.
관장님은 “새로운 것을 두려워하지 말고 받아들이자”는 철학으로, 초기 직원들의 낯섦과 불안을 차분히 이끌었습니다.
그 결과, IT 환경에 익숙하지 않던 직원들마저도 지금은 “더 편리하다”며 적극적으로 시스템을 활용하고 있습니다.
기관 관계자는 말합니다.
“행정업무에 쏟던 시간을 줄이고, 그만큼 어르신 돌봄에 더 집중할 수 있게 된 게 가장 큰 변화입니다.
예전엔 출근체크도 수기로 하다 누락되거나 지연되기 일쑤였는데, 지금은 모바일로 간편하게 체크가 됩니다.
덕분에 외근 중인 직원의 업무 파악도 쉬워졌고요.”
이번 성공 사례는 단순한 시스템 도입 그 이상입니다.
복지기관 현장의 불필요한 수작업을 줄이고, 사람이 중심이 되는 복지를 실현하는 데 필요한 ‘디지털 전환’의 첫걸음이었던 것입니다.