방화6종합사회복지관은 최근 그룹웨어의 공문발송대장 자동화 기능을 적극 활용하며 업무 효율성을 크게 향상시키고 있다.
기존에는 공문을 발송할 때마다 별도의 대장을 수기로 작성하고 관리해야 하는 번거로움이 있었다.
하지만, 그룹웨어의 자동 채번 및 목록 생성 기능을 통해 공문을 발송하는 즉시
공문대장이 자동으로 작성되면서 이러한 불편함이 사라졌다.
이전에는 공문을 발송할 때마다 공문 번호를 수동으로 입력하고, 이를 엑셀이나 문서로 별도로 관리해야 했다.
하지만, 현재 방화6종합사회복지관이 사용 중인 그룹웨어에서는 공문을 작성하고 발송하는 즉시 고유한 번호가 자동으로 부여되며,
해당 공문이 목록에 정리되어 관리된다. 이를 통해 담당자는 공문발송 이력을 한눈에 파악할 수 있으며,
별도로 공문대장을 작성할 필요 없이 그룹웨어 내에서 모든 공문을 효율적으로 관리할 수 있다.
이러한 자동화 기능은 단순히 업무 시간을 단축하는 것뿐만 아니라, 공문 관리의 정확성과 체계성을 높이는 데도 큰 기여를 하고 있다.
담당자의 실수로 인해 중복 번호가 입력되거나, 일부 공문이 누락되는 등의 문제를 예방할 수 있어 보다 체계적인 문서 관리가 가능하다.
또한, 과거 발송한 공문을 검색하는 것도 더욱 쉬워졌으며, 특정 기간이나 키워드로 공문을 조회할 수 있어 업무 처리 속도가 더욱 빨라졌다.
방화복지관 관계자는 “공문 발송과 동시에 자동으로 대장이 생성되다 보니 공문 관리가 훨씬 편리해졌다.
업무 효율성이 높아지고 실수가 줄어들어 매우 만족스럽다”고 밝혔다.