춘천문화원은 다양한 지역문화 사업을 운영하는 기관으로, 구성원의 외부 일정이 잦고 출입이 빈번한 만큼 일정 공유와 조율이 무엇보다 중요한 과제였다. 하지만 이전까지는 개별적으로 구두 전달하거나 카카오톡, 엑셀표 등으로 따로 정리하는 방식에 의존해왔다. 결국, 같은 날 여러 명이 외근을 나가거나, 갑작스런 부재로 업무 공백이 생기는 경우도 있었다.
이러한 불편은 지오유 그룹웨어 도입으로 말끔히 해소됐다. 특히, 별도의 일정표를 작성하지 않아도 휴가신청서나 외근신청서만 올리면 자동으로 일정이 공유되는 기능은 현장의 만족도를 끌어올렸다. 한 행정 담당자는 “신청서 하나 썼을 뿐인데, 부재 중인 사람이 누군지, 오늘 누가 외근인지 전체 팀이 자동으로 공유받게 돼요. 말 그대로 행정이 편해졌어요”라고 말했다.
문화원의 관리자 역시 그룹웨어 도입 효과에 대해 이렇게 전했다.
“일정을 따로 정리하는 수고가 줄어든 것도 좋지만, 직원 간의 소통이 자연스럽게 생기는 게 가장 큰 변화였습니다. 누가 어디 있는지 몰라서 생기던 오해나 중복 업무가 확실히 줄었어요.”
지금은 전자결재를 통해 휴가·외근 신청만 하면 자동으로 일정표에 반영되고, 팀원들에게도 일정이 공유되어 구성원 누구든 실시간으로 확인할 수 있다. 업무의 흐름이 명확해졌고, 일일보고를 일일이 하던 부담도 줄었다.
춘천문화원의 사례는 그룹웨어가 단순한 결재 시스템이 아닌, 조직 내 협업과 소통을 유기적으로 연결해주는 인프라임을 잘 보여준다. 디지털 전환은 거창한 기술이 아닌, 현장의 불편을 해결하는 작고 확실한 변화에서 시작된다.
