중곡사회종복지관에서는 ‘복지왕’ 그룹웨어의 이메일 기능을 적극 활용하며 업무 효율성을 높이고 있다.
기존에는 이메일 회신과 전달 과정에서 업무 진행 상황을 파악하기 어려웠고, 담당자가 변경될 경우 인수인계도 쉽지 않았다.
하지만 ‘복지왕’의 메일 코멘트 기능을 활용하면서 이런 문제가 크게 줄어들었다.
예를 들어, 후원사에서 기부 요청 메일을 보내오면 팀원들이 메일 본문 아래 바로 댓글을 남겨 ‘기부 약정서 요청 완료’,
‘답변 대기 중’ 등 진행 상황을 공유할 수 있다. 이를 통해 별도의 메신저나 전화 없이도 실시간으로 협업이 가능해졌다.
또한, 복지왕의 이메일 자동 완성 기능 덕분에 메일 발송도 훨씬 편리해졌다. 담당자가 바뀌거나 정확한 이메일 주소를 기억하지 못하더라도,
이름이나 키워드만 입력하면 자동으로 관련 주소가 추천되어 빠르고 정확한 메일 발송이 가능하다.
특히 외부 기관 담당자와의 커뮤니케이션도 원활해져 업무 속도가 한층 빨라졌다.
중곡사회종복지관 관계자는 “복지왕의 이메일 기능 덕분에 팀원 간 소통이 원활해지고, 업무 효율성이 크게 향상됐다”며
“앞으로도 적극적으로 활용할 계획”이라고 전했다.