화성시동탄어울림종합사회복지관이 업무 효율성과 보안 강화를 위해 ‘복지왕’ 그룹웨어의 전자메일 기능을 적극적으로 활용하고 있다.
기존의 이메일 업무 방식에서는 회신과 전달이 반복되면서 업무 진행 상황을 파악하기 어려웠으며,
담당자가 바뀌거나 정확한 이메일 주소를 찾는 데 많은 시간이 소요되었다.
그러나 복지왕의 메일 코멘트 기능과 자동 완성 기능을 도입한 이후, 원활한 협업과 빠른 커뮤니케이션이 가능해졌다.
특히 후원사에서 보내온 기부 요청 메일을 처리할 때, 기존에는 여러 번의 회신과 전달이 필요했지만,
이제는 메일 본문 아래 바로 리플을 달아 ‘기부 약정서 요청 완료’, ‘회신 후 답변 대기 중’ 등 진행 상황을 공유할 수 있다.
이를 통해 팀원 간의 실시간 소통이 가능해졌으며, 별도의 메신저나 전화 없이도 신속한 협업이 이루어지고 있다.
또한, 업무 인수인계 시에도 메일 내역을 통해 진행 사항을 쉽게 확인할 수 있어, 담당자가 변경되더라도 원활한 업무 흐름을 유지할 수 있다.
뿐만 아니라, 복지왕의 메일 주소 자동 완성 기능 덕분에 외부 기관과의 소통도 더욱 편리해졌다.
자주 연락하는 후원사나 자원봉사자의 이메일 주소를 인맥 관리 시스템에 등록해두면,
메일 작성 시 일부 키워드만 입력해도 관련된 주소가 자동으로 추천된다.
이를 통해 메일 발송이 더욱 신속하고 정확하게 이루어지며, 실수로 잘못된 주소를 입력해 메일이 반송되는 문제도 방지할 수 있다.
화성시동탄어울림종합사회복지관 관계자는 “복지왕의 전자메일 기능을 활용하면서 업무 효율성이 크게 향상되었으며,
보다 안전한 이메일 커뮤니케이션 환경을 구축할 수 있었다”라고 밝혔다.
앞으로도 복지왕 그룹웨어를 통해 보다 체계적이고 효과적인 행정 운영을 이어갈 계획이다.