디지털 전환이 모든 산업에 걸쳐 빠르게 진행되고 있는 요즘, 복지관도 예외일 수 없습니다.
특히 행정업무의 효율성과 협업 강화를 위해 그룹웨어 도입을 고려하는 복지기관들이 늘고 있습니다.
이번에는 실제로 70대 관장이 직접 주도해 그룹웨어를 도입한 복지관의 사례를 통해, 디지털 도입의 현실과 사용자 반응, 그리고 중요한 포인트들을 살펴보겠습니다.
이번에 그룹웨어를 도입한 기관은 한 빌라 건물을 통째로 임대하여 복지관 운영을 하는 곳으로, 최대 5명의 어르신이 생활할 수 있는 소규모 시설입니다.
여기서 주목할 점은 70세의 관장님이 직접 전자결재의 필요성을 주장하면서
디지털 행정환경으로의 전환을 주도했다는 것입니다.
관장님의 평소 신념은 “새로운 걸 거부하지 말고 받아들여야 한다”는 것이었습니다.
실제로 그룹웨어 도입을 통해 출근체크, 전자결재, 문서관리를 체계화할 수 있다는 필요성에 공감했고, 도입 결정을 내리게 됐습니다.
구성원 평균 나이 60 중반…IT는 낯설지만 ‘긍정적’
교육 대상자는 행정팀팀 팀장님과 요양보호사 4명, 평균 나이는 60대 중반입니다.
이들은 그룹웨어는 처음 접해보는 시스템이라 교육 초기에는 로그인부터 난항이 있었지만,
“쓰다 보면 익숙해질 것”이라며 긍정적인 반응을 보였습니다.
사용자 교육: 기초부터 하나씩 천천히
- 출근체크 방법: GPS 기반 위치기반 출근 기능에 놀라워하면서도 다소 두려워하는 반응
- 지오톡: 대화방 기능, 이모티콘, 파일 업로드 등 체험
- 전자결재: 휴가신청, OT신청, 근태변경 등 실습으로 이해도 높임
- 게시판 사용법 및 일일보고서 작성도 개별 실습 진행
관리자 교육: 실전 중심으로 핵심 기능만 집중
- 전자결재 양식 등록
- 내부·외부 공문 작성 실습
- 게시판 관리와 사진 업로드
- 전자메일 서명 설정 등
행정과과 팀장님은 밝고 긍정적인 성격이지만 컴퓨터에는 익숙하지 않았습니다.
하지만 “매일 20분 거리 2군데 사업장을 운영하시는 관장님께 결재 서류를 들고 가는 수고”를 줄일 수 있다는 점에 전자결재의 필요성을 실감하며 적극 참여하였습니다.
“많은 기능보다, 진짜 쓰는 기능에 집중하자”
이번 복지관의 그룹웨어 도입 사례는 다음과 같은 점에서 시사하는 바가 큽니다.
- 리더의 디지털 마인드: 70대 관장이 디지털 전환을 주도하며 성공적인 도입 유도
- 현장 중심 실습: 실제 사용하는 기능 위주로 세팅하고 교육
- 디지털 적응력 고려: 모든 기능을 교육하지 않고 반드시 필요한 기능만 집중
- 후속관리 계획: 결재양식 정리, 게시판 기능 보완 등 체계적인 사후관리 필요
전자결재와 일일보고서, 게시판 기능 등 핵심 기능만 제대로 활용해도 그룹웨어는 충분히 효율적입니다.
디지털 전환이 어렵다고만 느껴졌던 복지관 현장에서, 변화는 관장의 결단과 실무자의 긍정적인 태도로부터 시작됩니다.