예전에는 지출결의서를 결재할 때마다 첨부된 세금계산서나 견적서를 하나하나 다운로드해 열어봐야 했다. 특히 엑셀 파일은 열리지 않거나 호환이 안 되는 경우도 있어 결재 흐름이 자주 끊기곤 했다. 담당자가 불편을 줄이기 위해 파일을 다시 보내거나 출력해 설명하는 일이 반복됐다.
발달장애인자립지원협회는 이러한 비효율을 해결하기 위해 지오유 그룹웨어를 도입했다. 지금은 결재자가 지출결의서를 열면 스크롤만 내려도 첨부된 세금계산서와 견적서, 엑셀 파일이 한눈에 펼쳐진다. 다운로드 없이 바로 확인이 가능하고, 특히 엑셀 파일은 그룹웨어 안에서 직접 수정도 가능해져 결재 중 의견 반영이나 수정 요청도 훨씬 간편해졌다.
관리자는 “파일이 안 열려서 결재가 멈추는 일이 없어진 게 제일 커요. 예전엔 다들 이메일로 다시 보내달라, 출력해달라 했는데, 지금은 결재자들이 알아서 보고, 필요한 부분은 그 자리에서 바로 고쳐줍니다”라고 전했다.
그룹웨어 도입 후 결재 속도는 확연히 빨라졌고, 구성원 간 협업 정확도도 눈에 띄게 향상되었다. 단순한 시스템 변경이 아닌, 업무 방식 자체의 체질 개선이었다.
