능인사회복지관관은 다양한 상담과 프로그램을 운영하며, 보다 체계적인 업무 관리를 위해 그룹웨어 시스템을 적극 활용하고 있다.
개인 상담, 집단 프로그램, 예방 교육 등 여러 업무가 동시에 진행되는 환경에서, 일정 조율과 우선순위 설정 기능을 통해
상담 일정이 겹치는 것을 방지하고, 긴급한 사례가 발생할 경우 신속하게 담당자를 재배치하는 등 유연한 대처가 가능해졌다.
또한, 직원들이 현장을 방문하거나 휴가일정등을 한 곳에서 확인할 수 있어 직원들도 업무 조율이 용이해졌다는 평가를 받고 있다.
일정관리 기능 또한 상담 일정, 프로그램 운영 일정, 예방 교육 일정 등을 팀별, 담당자별로 공유할 수 있도록 지원하며,
이를 통해 업무 혼선을 방지하는 데 큰 역할을 하고 있다.
특히, 전자결재, 게시판, 업무관리 기능과 연계되어 있어 주요 일정과 관련된 사항을 한 번에 확인하고 업무 연속성을 유지할 수 있다.
능인종합사회복지관에서는 일정의 진행 상태를 7가지로 구분하여 설정할 수 있으며, 이를 통해 직원들이 현재 일정의 진행 상황을 쉽게 공유할 수 있다.
또한, 관심 있는 캘린더를 ON/OFF하는 기능을 활용하여 필요한 일정만 한눈에 파악할 수 있어 업무 집중도를 높이는 데 기여하고 있다.
능인종합사회회복지관 관계자는 “그동안 일정 조율과 근태 관리에 어려움을 겪었지만, 그룹웨어 시스템을 도입한 후 직원들의 업무 효율이 향상되고, 협업이 원활해졌다”며 “앞으로도 적극적으로 시스템을 활용하여 복지관 운영을 보다 스마트하게 개선해 나갈 것”이라고 밝혔다.
이처럼 능인종합사회복지관은 효율적인 일정 및 근태 관리 시스템을 도입하여 운영의 최적화를 이루어가고 있으며, 향후 더 많은 복지 기관에서도 이러한 시스템이 적극적으로 도입될 것으로 기대된다.